Да организираме офиса си

Все повече домове се превръщат и в работно място. Подготвяте си кътче, което за отрицателно време превзема по-голямата част на дома. Не всеки разполага със свободна стая, която да превърне в офис, но дори и да има отделно помещение хаосът в него може да надделее. Да организираме офиса си заедно!

Добрата организация на работното място ще подобри бързодействието и е напълно възможно да ни накара да се чувстваме добре. Подредбата на всяко едно нещо би ни донесла удовлетворение и спокойствие. Лесно ще намираме документи, предмети и всички, което ни е нужно.

Ето няколко съвета как да поддържате работното си пространство или бюрото си организирано.

Да започнем да организираме офиса

Всичко започва от почистването. Редът и чистотата вървят в комплект. Поддържайте всички повърхности и аксесоари чисти. Периодично проверявайте настолния компютър за прах, чистете клавиатурата, монитора, лавиците. Офис-столът също се нуждае от почистване.

Поставете най-употребяваните вещи на една ръка разстояние

Налага ви се да ставате всеки път, когато трябва да принтирате нещо, или да вдигнете телефона? Това е пример за лоша организация на работното място. Направете място за най-важните и използвани уреди и вещи. Разбира се, че на първо място трябва да имате свободно място за клавиатура и мишка. Тази зона не трябва да бъде претоварена с вещи. В непосредствена близост можете да поставите календар, органайзер и телефон. Снабдете се с етажерки, на които да нареждате други важни материали и аксесоари, които са ви нужни на дневна база. Принтерът (ако се налага честата му употреба) трябва да е в непосредствена близост. С наличието на принтери с безжична връзка, сме сигурни че можете да го оставите и на терасата, но това би забавило работния процес. Но си е добра тренировка. Шегата на страна, а ако не я ползвате често, направо в шкафа.

Бележник и химикалка в близост

Често ще се наложи да записвате часове, дати, някаква малка и важна информация. Всички знаем, че ако си кажем “Ще го запомня”, със сигурност е забравено. По време на разговор не винаги можете да реаграте и да отворите дигиталния органайзер. Подгответе си бележник или тесте с листчета и пособие за писане. За всеки случай (а тези случаи са много чести).

Важно е да се спомене, че тези хвърчащи листчета не трябва да бъдат единственият ви начин за следене на важни събития. Пренасяйте ги на таблица/график, защото има опасност да се затрупате с листчета. Това автоматично ще създаде хаос.

Без излишни вещи наоколо

Снимките на семейството, на любимата котка и на последното пътуване с приятели са мили и ценни за вас. Ако препълните пространството си с такива декоративни вещи, мястото за работа ще се смали. От гледна точка на хигиената, това са още няколко предмета, които изискват почистване и поддръжка. Когато се опитвате да изградите строго-формална среда, това натрупване на сантиментални материали, ще ви изиграе лоша шега. Не искаме да сме лоши и ще ви препоръчаме да комбинирате полезното с приятното – вземете си планер с моливник. На него можете да закачате бележки, да държите химикалите си, също така можете да  вмъкнете малка снимка на домашния любимец в единия край ( не, А4 не е малка).

Ако смятате, че кламерите не са излишни вещи, прави сте. Но няма нужда да държите целия арсенал от кламери върху бюрото. Съхванявайте кутията в шкафа, а вие пригответе единични бройки, които да използвате. Организираме бюрото с минимални елементи по него, за да има повече свободно пространство.

Шкафове, лавици и органайзери

Не прекалявайте с мебелите. Вземете точно колкото са ви необходими.  Ако пространството е малко, придържайте се към лавици и етажерки, с окачване към стена. Набавянето на такива е само първата крачка. Организирайте документи и вещи, така че с един поглед да знаете мястото на всяко едно нещо. Изгответе си цветова система и съхранение по папки.

 Ако работите с много и разнообразни материали, организирането трябва да е според вашите нужди. Снабдете се с контейнери за съхранение. В строителните магазини се предлагат интересни органайзери, с окачване за стена, които имат за цел да съхраняват инструменти. Вие можете да ги намерите за полезни за други материали. Може да си поръчате свой собствен дизайн, ако това ще подобри процеса на работа.

Организираме офиса по зони

Когато работата ви е само на компютър, то не се нуждаете от много зони за работа. Ако обаче разполагате с малък бизнес, който извършва печат, залепяне, опаковане и какво ли още не, разделяне работата на зони ще намали хаоса.

Кош за отпадъци

Не можем да организираме офиса си без наличието на кош. Можете да намерите симпатични кошчета за бюро, които са точно толкова декоративни, колкото и саксията до тях. Такива не са ни нужни. Намерете си хубав, функционален кош за отпадъци, който да не е просто сувенир. Мястото, което кошът ще заеме, не е толкова голямо спрямо това колко ще ви помогне за чистотата.  Поставете го в непосредствена близост на бюрото и не задържайте смачкани хартии, опаковки от бисквити и изписани химикали около вас.

Тук е моментът да напомним – не изхвърляйте важни документи директно в коша. Те трябва да минат през шредер.

Не се заплитаме в кабели

Това е много подценявана точка.  Да разполагате с няколко уреда, предполага да имате и доста кабели. Може да имате възможност да минимизирате кабелите като преминете на безжични устройства, но това не винаги е вариант.  Внесете ли ред в кабелите си,  редът на цялото работно място се ще подобри. Използвайте кабелни канали по стената, групирайте кабелите със специални връзки и не ги оставяйте да се “влачат” по пода. 

Не можем само веднъж да организираме бюрото си и да сме спокойни. Този ред изисква редовна поддръжка. Изградете си навик да почиствате бюрото си всяка седмица. Когато организираме офиса и цялата си работна зона, това ще повлияе благорпиятно на работния процес и продуктивността. Тези съвети не са само за професионалисти, а се отнасят и за студенти и за всяко едно място, обособено като офис.

Снимков материал: Pexels